Utazási költség

Minden hivatalos út lebonyolításához kötelezően szükséges egy kiküldetési rendelvény - útiköltség nyilvántartás ("putni nalog"), amely az út lebonyolítása után az elszámolás alapjául szolgál. 

A kiküldetési rendelvény első oldala tartalmazza az egyesület nevét, beosztását, iktatási számot, az utazó személy nevét, az uticélt, feladatot, az utazás napját (meddig tart az utazás), mivel utazik, ki fedezi a költségeket, az előleg összegét, az egyesület pecsétjét és a megbízó (felelős személy) aláírását. A másik oldala, az útiköltség nyilvántartás, tartalmazza az utazás napját/napjait és az utazás megkezdésének és befejezésének időpontját, az utazás során létrejött elszámolandö költségeket (ezeket az adatokat az utazó személy tölt ki), az elszámolásra vonatkozó adatokat (ezt a részt a pénztáros vagy a felelős személy tölti ki) és végül az aláírásokat.

A mellékelt okmányok közt található példák közt megtalálható:

- "kiküldetési rendelvény - példa - tömegközlekedés"

- "kiküldetési rendelvény - példa - az egyesület járművével"

- "kiküldetési rendelvény - példa - saját autó használat"

A hivatalos út lebonyolításához a személyszálítási tömegközlekedési eszközöket (vonat, autóbusz, repülő stb) vagy gépkocsit veszünk igénybe.

Amennyiben az utat tömegközlekedési eszközök igénybevételével bonyolítjuk le, akkor az összes jegyet (számlát) mellékelni kell a kiküldetési rendelvényhez, így igazolva, hogy ezek valós költségek.

A gépkocsi használata az egyesületben - két lehetőség adódik:

1.Az egyesület tulajdonában van a gépjármű, vagy bérleti szerződéssel "bevisszük" az egyesületbe a járművet.

Az utazási költségek elszámolásakor az egyesület tulajdonában vagy szerződéssel bérbe vett járműnél nem teszünk különbséget az utazással kapcsolatban létrejött költségek elszámolásakor (ám a gépjármű karbatartási költségei már más elbírálás alá esnek). Ebben az útiköltség nyilvántartásban számoljuk el például az úthasználati díjat, parkolási díjat stb. Az eddig említett kiküldetési rendelvény - útiköltség nyilvántartás az utazó személyre vonatkozik, ez mellett és ez alapján a járműre külön szükséges egy a járműre vonatkozó kiküldetési rendelvényt ("putni nalog za putnički automobil") is vezetni, ebben a járműről vezetünk adatokat, mint például az üzemanyag töltés, indulás és érkezés idő, a kilóméter óra állása, megtett út, stb.

Amennyiben a járművet bérleti szerződéssel vittük be az egyesületbe, akkor a bérleti szerződés másolatát mellékelni kell a kiküldetési rendelvény mellé az elszámoláskor.

A mellékelt okmányok közt megtalálható a járműre vonatkozó kiküldetési rendelvény (A4 formátum, egy lapra - első és hátoldalra nyomtatni!).

2. Magán személy tulajdonában van a gépjármű.